Was ist OpenTaro?

OpenTaro ist eine webbasierte Ressourcen- und Projektmanagement-Plattform der GVO MEDIA GmbH. Sie zentralisiert die Verwaltung von Inventar, Personal, Projekten, Buchungen und Faktura in einer einzigen Anwendung.

Die Plattform eignet sich für Unternehmen aus der Veranstaltungstechnik, dem Büro-Management, der Fahrzeugvermietung und weiteren ressourcenintensiven Branchen. Über die native Lexware-Office-Integration lassen sich Angebote und Rechnungen direkt aus OpenTaro erstellen und finalisieren.

Zugang & Login

OpenTaro wird derzeit als geschlossene Plattform betrieben. Zugänge werden durch die GVO MEDIA GmbH eingerichtet. Wenden Sie sich an info@opentaro.com, um einen Zugang zu beantragen.

Teams & Rollen

OpenTaro nutzt ein teambasiertes Berechtigungsmodell. Jeder Nutzer gehört einem oder mehreren Teams an. Alle Daten (Inventar, Projekte, Kunden etc.) sind teamspezifisch – verschiedene Teams sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.

Inventar & Geräte

Das Inventar-Modul ist das Herzstück von OpenTaro. Hier verwalten Sie alle Gegenstände, Geräte, Fahrzeuge oder anderen Ressourcen Ihres Unternehmens.

Inventar anlegen

1. Navigieren Sie zu Inventar im Hauptmenü.
2. Klicken Sie auf Neues Inventar.
3. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und wählen Sie Typ, Kategorie und Standort.
4. Optional: Seriennummer, Anschaffungsdatum, Wartungsintervall und QR-Code-Label hinterlegen.

Inventargruppen

Gleiche Geräte (z. B. 10 identische Lautsprecher) können als Inventargruppe angelegt werden. Die Gruppe verwaltet eine Gesamtmenge; Buchungen reservieren aus diesem Pool.

QR-Codes

Jedes Inventarstück erhält einen eindeutigen QR-Code. Über die Druckfunktion in der Inventar-Detailansicht können Labels ausgedruckt werden. Der QR-Scanner öffnet die Inventar-Seite direkt im Browser.

Projekte

Projekte bündeln Buchungen, Personal, Dokumente und die zugehörige Faktura. Sie durchlaufen folgende Status: Anfrage → Geplant → Aktiv → Abgeschlossen → Archiviert.

Tabs in der Projektansicht

Angebot → Rechnung

Ist ein Angebot bestätigt, kann es über den Button „Zur Rechnung überführen" in eine Rechnung umgewandelt werden. Im Rechnungs-Tab lassen sich vor der Übertragung noch zusätzliche Positionen hinzufügen.

Buchungen & Kalender

Im Kalender (Ressourcenansicht) sehen Sie alle gebuchte Inventar-Einträge und Personen im Zeitstrahl. Buchungen werden direkt aus der Projektansicht heraus angelegt und mit einem Von-Bis-Zeitraum sowie einem Tagespreis versehen.

Faktura

Die Faktura-Übersicht (Planung → Faktura) zeigt alle rechnungsrelevanten Projekte gesammelt. Filter ermöglichen die Unterscheidung zwischen offenen Rechnungen, bereits an Lexware übertragenen Rechnungen und noch ausstehenden Projekten.

Rechnungsnummer

Rechnungsnummern werden automatisch im Format JJJJ-NNNN (z. B. 2026-0001) vergeben. Die Nummerierung läuft pro Team.

Preisberechnung

Der Rechnungsbetrag ergibt sich aus: Buchungspositionen + Zusatzpositionen − Rabatt + MwSt. Rabatt und Steuersatz werden im Projekt hinterlegt.

Kunden

Das Kundenmodul verwaltet Ihre Geschäftskontakte. Jeder Kunde kann einer oder mehreren Projekten zugeordnet werden. Kundendaten werden bei der Lexware-Synchronisation als Kontakte übertragen.

Kunden können deaktiviert (archiviert) werden, ohne dass bestehende Projekte verloren gehen. Über den Filter „Inaktive anzeigen" in der Kundenübersicht sind archivierte Kunden weiterhin sichtbar.

Personal & Crew

Im Personenmodul pflegen Sie Ihre Mitarbeitenden, Freelancer und Techniker. Zu jeder Person können Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Kontaktdaten hinterlegt werden.

Crew-Dashboard

Das Crew-Dashboard (/crew) bietet eine dedizierte Ansicht für Außendienstmitarbeiter: eigene Einsätze, Verfügbarkeit eintragen und Projekt-Briefings einsehen – ohne Zugriff auf sensible Verwaltungsdaten.

Mail-Client

Der integrierte Mail-Client ermöglicht das Versenden von E-Mails direkt aus OpenTaro heraus – inklusive Angebots- und Rechnungs-PDFs als Anhang. Die SMTP-Konfiguration wird in den Team-Einstellungen hinterlegt.

Wartung

Das Wartungsmodul verwaltet geplante und ungeplante Wartungsaufgaben für Inventar. Jede Wartung kann mit Fälligkeit, Priorität, Typ und Verantwortlichem versehen werden.

Überfällige Wartungen werden im Dashboard und in der Wartungsübersicht rot hervorgehoben. Push-Benachrichtigungen können für bevorstehende Fälligkeiten konfiguriert werden.

Standorte

Standorte strukturieren, wo Ihr Inventar lagern oder eingesetzt werden. Jedes Inventarstück kann einem Standort zugeordnet werden; Standorte können hierarchisch organisiert werden (z. B. Lager → Regal A → Fach 3).

QR-Scanner

Der Browser-basierte QR-Scanner (/scanner) liest OpenTaro-QR-Codes und leitet direkt zur Inventar-Detailseite weiter. Für den Betrieb ist der Kamerazugriff im Browser erforderlich.

Die QR-Scan-URL (/scan/{token}) ist öffentlich erreichbar – ideal für Lagerpersonal ohne eigenen Login.

Lexware Office Integration

OpenTaro synchronisiert Kontakte, Angebote und Rechnungen direkt mit Ihrer Lexware Office Instanz.

Einrichtung

1. Öffnen Sie Admin → Einstellungen → Lexware.
2. Tragen Sie Ihren Lexware Office API-Schlüssel ein (zu finden unter Mein Konto → API-Zugang in Lexware Office).
3. Speichern – die Verbindung wird sofort geprüft.

Workflow

Push-Benachrichtigungen

OpenTaro unterstützt Browser-Push-Benachrichtigungen. Diese werden aktiviert unter Benachrichtigungen → Einstellungen. Nach der Einwilligung werden Sie über neue Projekte, Buchungskonflikte und bevorstehende Wartungen informiert.

Push-Benachrichtigungen können jederzeit im Browser oder in den Benachrichtigungseinstellungen deaktiviert werden.

Einstellungen

Die Admin-Einstellungen (/admin/settings) sind in Tabs organisiert: